BPM (Business process management) blog

Июль 6, 2011

Для чего нужно описание бизнес-процессов

Многие компании активно занимаются описанием своих бизнес-процессов, поэтому мне хотелось бы акцентировать внимание сообщества бизнес — аналитиков на тех преимуществах, которые при этом можно достичь.
1. Описание бизнес-процессов «наводит порядок в голове» участников процессов и менеджеров компании. Даже если созданное описание потом не будет использоваться, все равно, определенная польза будет. На практике описание процесса на учебном курсе уже меняет мировоззрение менеджеров к управлению.
2. Созданные регламенты и графические модели, так или иначе «зафиксируют» полномочия и ответственность внутри бизнес-процесса, что позволит впоследствии их использовать при конфликтных ситуациях между исполнителями. Часто таким образом можно определить границы ответственности между функциональными подразделениями в «сквозном» бизнес-процессе, что сразу может принести положительный эффект.
3. Если при описании процессов уделить немного внимания операционным рискам, то в результате можно получить перечень мероприятий для их минимизации.
4. Качественно выполненное описание бизнес-процессов позволяет минимизировать затраты ИТ специалистов на формирование требований к средствам автоматизации для их дальнейшего внедрения.
5. Нельзя забывать, что для внедрения СМК нужно описание процессов, но тут главное не переусердствовать с детализацией.
6. Для новых сотрудников, приходящих в компанию описание процессов становится тем пособием, по которому наиболее просто понять существующие обязанности и увидеть себя среди остальных сотрудников компании.
7. Ну, и главное!!! Это оптимизация, очень часто для лиц принимающих решения не видны нюансы существующего процесса и его несовершенство, поэтому правильно созданное описание дает возможность начать оптимизацию процесса, донеся все особенности существующего процесса до руководителей, которые его могут изменить.
Добавите еще?

Июль 4, 2011

Process Intelligence — реверсивное восстановление бизнес-процессов

Многие годы основным способом определения существующих в компании бизнес-процессов было их описание через интервьюирование участников процесса с использованием различных инструментов, начиная от документов и таблиц MS Office, и заканчивая серьезными специализированными системами класса ARIS. Большинство российских компаний уже прошли по этому пути. Результаты исследования «Управление бизнес-процессами 2010 год», проведенного нашей компанией показал, что подавляющее большинство компаний – 89% ведет описание бизнес-процессов на регулярной основе или делает это под конкретные задачи. Да и наша консалтинговая практика выполнила уже не один проект по данной тематике.
Однако, несмотря на распространенность такого подхода у него есть свои плюсы и минусы. С одной стороны хорошо, что описание бизнес-процесса можно сделать быстро, просто переговорив с участником бизнес-процесса. После этого, используя основные принципы процессного управления (горизонтальное и вертикальное сжатие процесса), можно выполнить первичную оптимизация бизнес-процесса с дальнейшим закреплением целевого состояния в виде регламента. Однако нужно понимать, что описание, полученное на основании интервью, не будет учитывать все возможные варианты и исключительные ситуации, существующие в бизнес-процессе, что несколько уменьшает достоверность получаемого описания (часто в виде графической модели), а это в свою очередь отрицательно влияет на возможности по оптимизации бизнес-процесса силами бизнес — аналитиков.
Однако, мир не стоит на месте, бурное развитие информационных технологий и повышающийся уровень автоматизации существующих бизнес-процессов позволяет использовать новые технологии. Например, в качестве основы для получения знаний о фактическом бизнес-процессе можно использовать данные в информационных системах его поддерживающих. Ведь хорошо известно, что любое действие пользователя фиксируется в информационной системе, что позволяет « реверсивно восстановить» выполненную исполнителем функцию с определенными параметрами: временем начала, временем окончания и идентификатором исполнителя. Таким образом, на основании данных в системе можно сформировать отдельный экземпляр функции, а имея множество «восстановленных» экземпляров функций по определенному алгоритму связать их во временную последовательность выполнения функций, так называемый экземпляр бизнес-процесса. Этот подход мы называем Process Intelligence – анализ бизнеса на базе процессного подхода.
Полученные экземпляры процесса отражают все возможные варианты прохождения процесса в компании, поэтому анализируя их по определенному алгоритму можно реверсивным путем «восстановить» логическую модель процесса, которая в свою очередь будет отражать все возможные сценарии исполнения бизнес-процесса. Такая модель, полученная на основе фактических данных, достовернее модели, созданной на основании слов участников процесса, что позволяет увидеть все исключительные ситуации, а значит, направить основные усилия на оптимизацию существующих в процессе проблем.
Преимущества такого реверсивного восстановления бизнес-процесса, заключается в том, что можно анализировать процесс в динамике, отбирая множество экземпляров по различным временным параметрам. При этом, помимо времени можно анализировать процесс и по другим параметрам, например: типу клиента, виду заказа и так далее, главное, чтобы данные присутствовали в используемой информационной системе.
Еще одним преимуществом реверсивного восстановления процессов является возможность на базе уже собранных экземпляров анализировать не только структуру процесса, но и показатели по нему. Ведь в информационных системах остаются не только следы от действий пользователя, но и различные учетные данные по процессу. Например, в случае создание клиентского заказа можно увидеть не только временные показатели действия исполнителя, но и показатели стоимости, например стоимость заказа клиента. Суммируя данные по всем существующим экземплярам можно получить показатель стоимости, что в свою очередь позволит не просто принять решение по анализу этого значения, но и опуститься в анализе до тех экземпляров процесса, которые отрицательно влияют именно на эти показатели
Но все эти преимущества не так просто получить. Процесс должен быть автоматизирован хотя бы на 20-30%, ведь иначе информацию будет неоткуда собирать. В дополнении сложность и трудозатраты реверсивного восстановления процесса несколько больше его простого описания. Но это того стоит, ведь в результате получается огромный массив данных (в некоторых наших проектах число экземпляров превышает 300 тысяч за год), что позволяет провести анализ и оптимизацию процесса на совершенно другом уровне.

Блог на WordPress.com.